El Correo electrónico ofrece una gran cantidad de beneficios. Es rápido, accesible, y puede ahorrar una gran cantidad de tiempo que dedica en las llamadas telefónicas ya sean nuevas o atrasadas o algunas reuniones en persona. El problema es que el correo electrónico es usado en exceso y de mala manera; la sobrecarga de correo electrónico resultante puede eliminar rápidamente todo el tiempo ahorrado y causar la productividad a caer en picado.


Para beneficiarse de correo electrónico y evitar que se conviertan en una carga, siga estos seis principios.


Use Siempre Filtro
No todo el correo electrónico necesita una respuesta, o incluso de un vistazo; si su bandeja de entrada se encuentra inundada, usted tiene que ver, decidir y actuar en cada correo electrónico, incluso si la acción es sólo para borrar o archivar el mensaje. Utilice filtros para establecer límites concretos sobre las acciones en su bandeja de entrada. Para mensajes de correo electrónico de referencia única, tales como estados de cuenta bancarios, configurar filtros para enviar los mensajes de correo electrónico a una carpeta adecuada. Para los mensajes de correo electrónico que usted no quiere, pero no puede evitar, como un saludo o “recordatorio” semanal de algún familiar, o un archivo sin fin de su jefe, configure un filtro y una carpeta única.

Reducir el flujo de entrada
La cancelación de suscripciones “basura” toma solo un momento y puede aclarar un montón de desorden innecesario de su vida de correo electrónico. Utilice una herramienta como “unroll.me” para que sea aún más sencillo. No hay necesidad para que usted mantenga la clasificación a través el equivalente digital de correo basura. Diga no a las notificaciones por correo electrónico de las aplicaciones y las redes sociales; vas a facturar en sus cuentas sociales de todos modos. No tiene sentido en la recepción de un correo electrónico sobre él, también.

Organice Su e-mail
Algunas personas prefieren un complejo sistema de etiquetas, carpetas jerárquicas y categorización infinito. Otros prefieren un sistema simple que ordena de correo electrónico en los posibles grupos más básicos (como “Necesidad de Acción”, “Necesidades Responder” y archivados). No importa qué tipo de organización utilice. Sólo averiguar qué tipo te gusta! (Compleja o simple), ponerlo en práctica, y utilizarlo. Navegar y mantenerse al día con el correo electrónico se convierte mucho más simple cuando se utiliza un modelo de organización que tenga sentido para usted.

Reducir el flujo de salida
Salga de responder a los correos electrónicos que recibe que en realidad no necesita. Luchar contra el impulso de enviar una respuesta de una sola línea ("Gracias por la información" o "Lo tengo"). Al responder, usted está diciendo al remitente que usted aprueba el correo electrónico, y quiere más. ¿Es eso lo que quieres decir?
Empieza a notar los reincidentes: sólo hay algunas personas que envían continuamente mensajes de correo electrónico inútiles. Tómese unos minutos para responder a la más reciente de una especie, pero claro mensaje: "Gracias por su consideración, pero esta es la información que realmente no necesito ¿Me podría eliminar de su lista de remitentes, Gracias?" Para los que todavía no lo entienden, utilice un filtro.

Maneje su bandeja de entrada
Mantener el correo en cero o no; esa es la pregunta de la bandeja de entrada.
Algunas personas juran tener bandeja de entrada en cero; les gusta limpiarla a diario o semanalmente.
Otros no ven la necesidad de tratar de lograr una bandeja de entrada limpia. Las consultas de búsqueda pueden resolver lo que está ahí, y limpiarlo regularmente toma más tiempo de lo que vale. Al igual que con la organización, la clave es que usted decida lo que funciona para usted, entonces se apega con él.

Utilice Algunas reglas
Algunas reglas básicas de correo electrónico con las que usted puede ahorrar mucha frustración de correo electrónico.
La regla de los dos minutos: si se llevará sólo unos pocos minutos, responder a ella de inmediato.
La regla de tiempo de correo electrónico: designar un par de veces al día para el manejo de correo electrónico, y dejar libre de ello el resto del tiempo. Verdaderas emergencias te encontrarán a través de otros métodos. La gente va a saber qué esperar si eres constante.
La regla informativa-sujeto: hacer la mayor parte de la línea de asunto, usándolo para hacer la pregunta principal, designar una respuesta necesaria, y de otra manera que sea fácil para que la gente responda lo antes posible.


El correo electrónico no va a desaparecer, pero usted no tiene que perder todo su día en la misma. Recuerda que es una herramienta; cómo lo usa es lo que hace que sea efectiva o no.