El Trabajo complejo y creativo pueden ser en algunos casos los trabajos más desafiantes y gratificantes que pueda hacer. Por desgracia, también pueden ser los más frustrantes. Cuando usted es el líder del equipo, es su trabajo proteger la creatividad y la energía de su equipo, manteniendo sus proyectos frente a la “expansión sin final”, el consumo de todos los recursos convirtiéndose en tareas interminables recurrentes en lugar de proyectos definidos.


Hay tres maneras diferentes para determinar cuándo un equipo puede ser rehén de un proyecto sin fin.

“Arrastramiento” del Alcance Creativo
Los proyectos creativos se caracterizan por la corrupción del alcance inevitable: se empieza con un alcance definido de trabajo, y basan sus estimaciones de los recursos necesarios y el tiempo en ese ámbito. Al abordar el proyecto, sin embargo, los límites definidos suelen presentar confusiones.
Se necesita más trabajo, y el alcance del proyecto se sale de contexto, tal vez sólo un poco aquí y un poco allí. Ese trabajo extra, sin embargo, puede sesgar completamente todos los planes y líneas de tiempo, lo que lleva a la frustración y a un proyecto que conlleva mucho más tiempo y mano de obra de lo que estimó.

La complejidad del consumo
Los proyectos complejos, ya sea que estén definidos como "creativos" o no, vienen con un montón de espacio para la expansión. Cuanto más complejo es un proyecto, más difícil será predecir con precisión los recursos necesarios, plazos y dependencias. Los proyectos complejos a menudo se vuelven claros a medida como termine una etapa y empiece otra; la forma en que usted complete el último 50% de un proyecto complejo puede no ser claro, por lo menos, hasta que haya hecho el primer 50% de la obra.
Los proyectos complejos pueden llegar a consumir todo de su equipo o empresa, ya que su equipo no sólo estará ocupado haciendo el trabajo actual, también estarán ajustando continuamente las expectativas y los plazos, comunique nueva información, y re-elabore los planes para dar sentido a esa información.

Tareas como Proyectos
A veces un proyecto no es un proyecto. Esto es especialmente común con los equipos cuyo trabajo cubre un área particular de una empresa, en lugar de trabajar de forma específica para el proyecto. Un equipo de soporte de TI, por ejemplo, tendrá grandes proyectos como el cambio a nuevos servidores, y también tendrá tareas regulares de mantenimiento como la actualización de software.
Cuando las tareas en curso o recurrentes son tratados como proyectos en lugar tareas, los resultados pueden ser de frustración. Los proyectos deben tener un alcance definido, una meta definida, y una línea de tiempo para su conclusión. Las tareas recurrentes pueden tener una meta, pero la tarea simplemente se reinicia cuando se alcanza la meta.


Luche y defienda a su equipo
Como el líder del equipo, es su trabajo acorralar los niveles de alcance y complejidad, para definir proyectos y tareas, y así proteger la creatividad y la motivación de su equipo.
Su primer medio de defensa es la prevención. Asegúrese de que cada nuevo proyecto tenga un alcance y un objetivo bien definido. Para proyectos más grandes, establecer metas dentro de las metas. Ayude a su equipo a la construcción fases de proyectos complejos, de modo que puedan completar una fase, reagruparse y planear la siguiente fase, y así no tratar de hacer todo el trabajo y toda la planificación de forma simultánea.

La intervención es la siguiente forma de proteger a su equipo. Observe y haga frente a la corrupción del alcance y la ampliación de complejidad cuando esto suceda. La comunicación dentro del equipo es vital; utilizar check-ins regulares, reuniones y portales de comunicación fáciles, como la mensajería instantánea para ver cómo está marchando su equipo en las nuevas demandas y urgencias.
Encontrar la fuente de la tensión: un cliente, una fuente interna, o simplemente una situación imprevista. ¿Es controlable o no? Si la solución no es obvia, llame a su equipo y elaborar un plan en conjunto. Ajuste líneas de tiempo y las necesidades de recursos según sea necesario, para que nadie se sienta como que tienen que cumplir con los viejos objetivos más un montón de nuevos trabajos imprevistos añadidos.

Su herramienta final es la transformación: cuando te das cuenta de que su equipo está trabajando en un proyecto que es en realidad una tarea repetitiva, nómbrelo como tal y cambe el enfoque. Las tareas recurrentes pueden ser tan creativas, exigentes y complejas como proyectos. Sin embargo, tienen que ser manejado con un sistema, no con un enfoque de proyecto. Proponga a su equipo construir un sistema para la tarea. Y luego implemente el sistema con medidas claves construidas en él. Medidas que dejen a su equipo saber que están completando la tarea, haciendo el trabajo y logrando el objetivo de la tarea. Un buen sistema les permite hacerlo sin todo el intenso enfoque y energía creativa requerida por un proyecto.

Si estos escenarios suenan familiares, podría ser una buena idea para tirar de su equipo junto y hablar de este tema. Ellos tendrán sus propios puntos de vista e ideas para el manejo de proyectos que reciben. Cuando todo el mundo es consciente del peligro de los proyectos interminables, todos pueden trabajar juntos para evitar la “muerte lenta” y encontrar soluciones.