Cómo hacer un proyecto desde cero: la guía esencial para iniciarse

Iniciar un proyecto desde cero puede generar gran nerviosismo, sobre todo si es la primera vez que estás a cargo de esta tarea. No obstante, incluso los profesionales más experimentados se enfrentan a cierta incertidumbre al momento de abordar un nuevo proyecto. Ahora bien, ¿cómo hacer un proyecto desde el punto de partida?

Independientemente de tu nivel de experiencia, cada proyecto requiere de una planificación cuidadosa y una ejecución meticulosa desde sus primeras etapas. Por eso, compartiremos una guía para proyectos que guiará tus acciones para que no olvides absolutamente ninguna de las claves para el éxito en la gestión de proyectos.

Navegando territorios desconocidos: una guía para principiantes en proyectos

Ser el líder de un proyecto es un reconocimiento a tu trabajo y profesionalismo, y un desafío que, seguramente, has aceptado gustosamente. Sin embargo, tras el primer momento de adrenalina, es posible que te encuentres perdido, pensando cómo empezar un proyecto de manera adecuada. Respira profundo porque estás en el sitio perfecto para descubrir las mejores estrategias de inicio de proyectos.

En primer lugar, es importante que tengas en mente que todo proyecto se divide en cinco diferentes fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. En esta guía, pondremos el foco específicamente en cómo hacer un proyecto de empresa desde la base; es decir, en la fase inicial. Toma nota de las mejores prácticas en el inicio de proyectos.

1. Sumérgete en el proyecto que estás por empezar

Existen muchas estrategias de inicio de proyectos. Sin embargo, todos los especialistas coinciden en lo mismo: lo primero que debes hacer es comprender el proyecto en profundidad. Así, sabrás quiénes son los stakeholders y el papel que juega cada uno de ellos. Estudia el impacto que tienen en el proyecto, al tiempo que como líder, analizas exactamente a dónde se quiere llegar. Debes tener una visión determinada. Esto te brindará una dirección clara para guiar tu actuación y evitar desviaciones que podrían afectar a la consecución de los objetivos.

Un propósito claro te permitirá tomar decisiones informadas, priorizando las tareas que se alineen de manera total con los objetivos. En pocas palabras, cuando evalúas cómo elaborar un proyecto, tienes que centrarte principalmente en conocer qué se quiere lograr y para qué. De otra manera, podrías perder el rumbo y desperdiciar recursos valiosos.

Imagina que eres el líder de un proyecto de desarrollo de una aplicación. Sin una visión del proyecto, los desarrolladores podrían avanzar en diferentes direcciones, entregando una app que no satisfaría las expectativas del cliente. Ignorar este paso podría condenar el proyecto al fracaso.

2. Realiza un análisis de viabilidad para profundizar el entendimiento del proyecto

Al abordar la gestión de proyectos para principiantes, no podemos dejar de mencionar la gran relevancia que tiene un análisis de viabilidad. Este proceso detallado evalúa la posibilidad de llevar a cabo el proyecto; esto significa que determina si es viable y si podría alcanzar el éxito. A este fin, abarca diversos factores técnicos, operativos, legales, financieros y medioambientales.

Busca entender, entre otras cosas:

• ¿Por qué es importante el proyecto y por qué en este momento?

• ¿Qué beneficios obtendrá el cliente del mismo y de qué manera?

• ¿Qué sucedería si el proyecto no se llevase a cabo o fracasase?

• ¿Tiene la empresa los recursos necesarios para afrontar el proyecto? ¿Qué pasaría si fuesen necesarios más recursos?

• ¿La estructura operativa actual permite la implementación eficiente del proyecto? ¿Favorece su éxito?

• ¿Hay consideraciones legales a tener en cuenta?

• ¿Existen condiciones medioambientales que respalden la ejecución del proyecto? ¿Cumple con las normativas ambientales vigentes?

• ¿Se ha intentado llevar a cabo el proyecto en el pasado? En ese caso, ¿qué sucedió?

Una vez tengas respuesta a todas estas preguntas (y otras que puedas sumar al listado debido a su importancia particular para el cliente), deberías validar tu comprensión del proyecto. Ha llegado el momento de pensar cómo presentar un proyecto a quienes te lo han solicitado. Acércate a cada uno de los stakeholders para verificar que tu conocimiento es preciso y alineado con sus expectativas. Expón los beneficios, los potenciales riesgos y tu visión del proyecto para garantizar que todas las partes involucradas compartan una comprensión común del mismo. Esta es una de las estrategias de inicio de proyectos críticas, ya que sienta las bases para el avance del mismo.

3. Define claramente los objetivos que marcarán el rumbo del proyecto

La fase inicial de realizar un proyecto implica lograr una visión clara del mismo en su conjunto. Posteriormente, llega el momento de bajarla a la realidad; es decir, de determinar hitos concretos. Estos objetivos darán forma a cada una de las diversas actividades que se desarrollarán a lo largo del proyecto. A este fin, las metas deben ser medibles, realistas, específicas, alcanzables y de duración limitada.

Comienza por desglosar la visión en categorías particulares. Para ello, divide el proyecto en fases o áreas clave que contribuirán al éxito final. Luego, identifica los resultados que se quieren lograr en cada una de ellas. Ahora, presta especial atención a cumplir con las características SMART mencionadas anteriormente, para asegurarte de poder medir el cumplimiento de las mismas. De hecho, en este punto, deberías seguir otro de los consejos para iniciar nuevos proyectos: asocia cada meta a un indicador clave de desempeño (KPI) para poder cuantificar si se ha alcanzado o no.

4. Establece los entregables y el alcance del proyecto

Al analizar cómo comenzar un proyecto, no puedes dejar de lado dos variables fundamentales: el alcance y los entregables. Debes tomarte el tiempo para identificar y anotar los resultados que el proyecto entregará. Estos pueden ser productos físicos, herramientas de software, documentos, informes o cualquier otra clase de producto intangible. No te conformes con señalar los entregables: especifica detalladamente las características y los requisitos de cada uno, así como los criterios de aceptación de los mismos, para minimizar el riesgo de malentendidos.

De la mano de esto, deberías delimitar el alcance, otra de las claves para el éxito en la gestión de proyectos. Define qué está incluido y qué está excluido para evitar solicitudes de último momento por parte del cliente. Considera que cada nuevo pedido puede demorar el proyecto, aumentar el uso de recursos y minimizar el ROI. Por supuesto, la participación de los stakeholders es vital en este proceso. Considera sus expectativas y necesidades a la hora de delinear lo anteriormente nombrado y obtén su aprobación para evitar discrepancias futuras.

5. Selecciona a los miembros de tu equipo de trabajo en función de los objetivos

La selección de los miembros de tu equipo de trabajo es un paso crucial al iniciar un proyecto desde cero. Por lo tanto, deberías llevarla a cabo cuidadosamente. Evalúa las habilidades y la experiencia requeridas para alcanzar los objetivos planteados en el punto tres de este artículo. No pienses únicamente en las competencias técnicas; considera también las habilidades blandas necesarias para cada rol.

Optar por la diversidad es una de las mejores prácticas en el inicio de proyectos porque te aportará perspectivas y enfoques diferentes que enriquecerán la creatividad, la innovación y la toma de decisiones. Eso sí, no olvides prestar atención a la capacidad de colaboración, variable esencial para el éxito. Puedes realizar entrevistas uno a uno para decidirte por quienes mayores aportes pueden brindar al proyecto.

6. Presupuesta y prepara una estimación temporal para el proyecto

Llegado a este punto, ya has realizado el análisis de viabilidad; no obstante, aún falta un momento decisivo que marca la viabilidad del proyecto: el presupuesto. Toda guía para proyectos incluye la necesidad de identificar los costes asociados. Deberías incluir los recursos humanos y materiales, pero también los gastos indirectos, como el uso de internet, electricidad o cualquier otro elemento relevante. Además, tienes que considerar posibles contingencias para garantizar una estimación precisa. La idea es evitar sorpresas negativas, asegurando que cuentas con los recursos necesarios en el momento adecuado. Merece la pena señalar que, en algunos casos, este es el momento adecuado para buscar financiación, si el proyecto lo requiere. Puede ser a través de inversores, préstamos o subvenciones, dependiendo de la naturaleza y escala del proyecto. Es vital asegurarse de tener los fondos necesarios en el momento adecuado para evitar cualquier obstáculo financiero futuro.

Por otra parte, no descuides otro de los fundamentos de planificación de proyectos: el establecimiento de plazos para cada fase del proyecto. Divide las fases en etapas o tareas concretas y asigna tiempos realistas. Basa tus estimaciones en experiencias previas, si las hay, y considera la complejidad de cada tarea, la disponibilidad de recursos y los posibles contratiempos. Un cronograma realista es esencial al evaluar cómo hacer un proyecto eficaz. Este ayuda a coordinar las actividades, anticipar posibles demoras y mantener a todos los involucrados informados sobre las fechas de entrega.

7. Identifica los potenciales riesgos que podrían afectar al proyecto

Anticiparse es una de las recomendaciones esenciales de cualquier guía para principiantes en proyectos. Sin dudas, deberías adoptar esta estrategia durante la etapa inicial del proyecto. Identifica de forma proactiva aquellos riesgos que podrían obstaculizar la entrega del proyecto.

Prepárate para el éxito al crear un detallado registro RAID, por su sigla en inglés (Risks, Assumptions, Issues, and Dependencies). Este documento aborda no solo los posibles riesgos, sino también las suposiciones, problemas y dependencias que podrían influir en aspectos críticos del proyecto. Al plantearte cómo hacer un proyecto, considera un tiempo para analizar junto a los miembros del equipo cada arista del mismo para descubrir los riesgos potenciales.

8. Crea un documento para centralizar los datos del proyecto

Uno de los pasos para el lanzamiento del proyecto que no deberías saltear, aunque te parezca insustancial en este punto, es la elaboración de un documento que recoja todos los detalles obtenidos mediante la investigación. El mismo debería almacenarse en la base de conocimientos de tu empresa para compartirse, posteriormente, con los miembros del equipo de trabajo y los demás stakeholders.

Este documento no solo organiza la información, sino que la pone al alcance de todos de manera efectiva. Al almacenarlo de manera fácilmente accesible, aseguras que esté disponible para referencia futura. Recuerda que la rendición de cuentas es crucial en la gestión de proyectos para principiantes y expertos. Así, cada miembro del equipo puede verificar los objetivos y KPI, el alcance y los estándares establecidos para los entregables, el presupuesto y mucho más, siempre que lo necesite. De este modo, se fortalece la cohesión y se alinea a todos hacia el éxito del proyecto.

9. Asigna responsabilidades empleando una herramienta de gestión de proyectos y tareas

¿Aún tienes dudas sobre cómo hacer un proyecto exitoso? El secreto es adelantarse a lo que podría suceder. Hasta el momento, has llevado a cabo los principales pasos para el lanzamiento del proyecto, pero aún falta una variable fundamental: ¿cómo te asegurarás de que el proyecto avanza según lo esperado? En el mercado, hay diferentes herramientas de software que pueden ayudarte a este fin. Bitrix24, por ejemplo, se presenta como una de las plataformas de gestión de proyectos más completas, ya que es una solución integral.

Por supuesto, la elección dependerá de las necesidades particulares de tu equipo de trabajo y del proyecto. Alinear los objetivos con el software es una gran idea: quizá necesites herramientas más visuales para adaptarse a una gestión ágil del proyecto o herramientas para comunicarte con los stakeholders. Bitrix24 te ofrece estas funcionalidades y muchas más. Puedes visualizar las tareas en listados, flujos de trabajo, Diagrama de Gantt o Cuadro Kanban, establecer dependencias entre ellas y triggers para automatizaciones. Incluye también CRM, herramientas de gestión del tiempo y de comunicación, como sistemas de mensajería, llamadas, videollamadas en HD y videoconferencias. También puedes almacenar y compartir archivos, trabajar colaborativamente y editar en conjunto y en tiempo real.

10. Realiza la reunión de inicio del proyecto para alinear a todos los participantes

Deja de preguntarte cómo presentar un proyecto porque la respuesta es sencilla: mediante el famoso kick-off meeting. Si bien a esta altura todos los implicados están al tanto de los resultados de tu investigación y la óptica que le darás al proyecto, la reunión de inicio es esencial por varios motivos. Primero, para sentar las bases de las expectativas, el tono de la comunicación y la relación que se entablará entre los stakeholders y los miembros del equipo.

Asimismo, te permite presentar a cada uno de los trabajadores que participarán del proyecto. Da a conocer sus roles y responsabilidades, además de dejar en claro quiénes serán el nexo entre las partes interesadas y el proyecto. Por último, desarrolla cuáles son los entregables, el cronograma de trabajo y los plazos preestablecidos. La idea es que este encuentro sintetice toda la planificación inicial del proyecto.

11. Involucra a los interesados y mantén una comunicación bidireccional y fluida

La colaboración de los interesados es crucial porque garantiza que sus necesidades, expectativas y perspectivas se tengan en cuenta desde el principio. ¿Cómo hacer un proyecto de empresa alineado con los objetivos? Muy fácil, apostando a la comunicación bidireccional. Esto implica el uso del correo electrónico, el chat, las llamadas y las videollamadas para informar, pero, y principalmente, para entablar conversaciones, recibir comentarios y atender a dudas y preocupaciones.

Establece canales de comunicación claros y accesibles. Durante la fase de inicio del proyecto, puedes determinar cuándo se llevarán a cabo las reuniones regulares, cuándo se brindarán informes de progreso y de qué manera se pueden llevar a cabo consultas o solicitudes. Sienta las bases de la confianza a través de la transparencia comunicacional.

12. Programa la realización de un seguimiento constante

El último de los pasos a abordar cuando te planteas cómo hacer un proyecto es el monitoreo. Las estrategias anteriores conforman el planteo inicial del proyecto. No obstante, esto no significa que sean inamovibles. Como bien sabes, el contexto es cambiante y puede impactar en el proyecto. Por lo tanto, deberías estar atento a potenciales riesgos que afecten el desarrollo tal y como lo habías planificado.

Además, el seguimiento regular te permitirá determinar cuellos de botella y re-adjudicar recursos para lograr que, en última instancia, el proyecto cumpla con las expectativas y deje satisfecho al cliente. Sin lugar a dudas, el monitoreo constante es una de las grandes claves para el éxito en la gestión de proyectos.

Los 12 fundamentos de planificación de proyectos te guiarán hacia el éxito

¿Cómo hacer un proyecto que triunfe desde el inicio? Las claves son claras: investiga, comprende, repregunta, analiza y planifica. Determina objetivos claros, el alcance y los entregables del proyecto. Selecciona con cuidado a tu equipo e identifica proactivamente los riesgos. Emplea herramientas de comunicación bidireccional para mantener informados a todos los interesados.

FAQ

Los pasos esenciales antes de comenzar un proyecto son:

• Determinación de objetivos, alcance, presupuesto y participantes claves. Esta información se recoge en una carta del proyecto (para iniciativas pequeñas) o en un caso de negocios (para proyectos de mayor envergadura).

• Estudio de viabilidad para confirmar que se poseen los recursos necesarios para afrontar el proyecto y que el retorno de la inversión merece la pena.

• Creación de un cronograma de trabajo y presentación del proyecto para su aprobación.

• Formación de un equipo de trabajo competente.

• Preparación de las herramientas para iniciar el proyecto.

Un principiante puede gestionar eficazmente las primeras etapas de un proyecto al:

• Comprender el proyecto a fondo.

• Llevar a cabo un completo estudio de viabilidad.

• Determinar los objetivos.

• Establecer el alcance y los entregables.

• Escoger a los miembros del equipo de trabajo.

• Preparar el presupuesto y los plazos.

• Identificar de forma anticipada los riesgos.

• Centralizar la información en un documento de proyecto.

• Asignar tareas y responsabilidades.

• Llevar a cabo una reunión de kick-off.

• Favorecer la comunicación bidireccional regular.

• Monitorear regularmente.