Diagrama de Ishikawa: todo lo que necesitas saber
Contenido
Pasos para elaborar un diagrama de Ishikawa efectivo
Identifica y define el problema
Las 6 categorías del diagrama de Ishikawa
Ventajas del diagrama de IshikawaDesventajas del diagrama de Ishikawa
Conclusión
Ninguna organización o empresa está exenta de problemas que puedan afectar su productividad. No importa lo exitosa que sea una organización, siempre va a estar obligada a enfrentar situaciones inesperadas que afectan su funcionamiento. De hecho, el éxito siempre va a depender de qué tan efectiva sea una empresa o equipo al resolver problemas y salir adelante victoriosos.
Por esto, es de suma importancia contar con métodos adecuados que nos permitan llegar a la raíz de cada problema y detectar áreas que necesiten una mejora en sus procesos.
Por décadas, se han recomendado métodos que ayudan a reducir o remover obstáculos que interfieren en los objetivos organizacionales de una empresa o negocio. Uno de los más usados y extendidos es el diseñado por el japonés Dr. Kaoru Ishikawa.
En la década de 1960, Ishikawa ideó y perfeccionó una manera de visualizar problemas de forma gráfica que le permitía medir y diagnosticar cada causa en el proceso de control de calidad de la industria naviera por separado.
Hoy en día, este método es conocido como el diagrama Ishikawa, o diagrama de cola de pescado por su parecido al esqueleto de los peces, y permite a casi cualquier equipo visualizar la estructura organizacional y llegar a la causa de problemas específicos.
Sin embargo, antes de explicar las ventajas de este diagrama, se debe saber cómo definir un problema y sus causas.
Pasos para elaborar un diagrama de Ishikawa efectivo
Es siempre útil considerar cada problema como una especie de brecha que impide a un equipo u organización conseguir sus objetivos a corto o largo plazo. Si tenemos definida nuestra situación objetivo con claros indicadores y metas de producción o plazos, detectar problemas se hace inmensamente más sencillo.
Cada causa y efecto debe ser puesto sobre el papel de la manera más detallada posible a fin de identificar todas las variables involucradas en el proceso.
Por tanto, el primer paso es:
Identifica y define el problema
En última instancia, todo problema es simplemente un efecto o síntoma de algo más profundo dentro de una organización. Por tanto, la identificación del problema debe ser lo más detallada posible para poder reconocer todos los elementos que podrían estar causando dicho efecto y diagnosticar soluciones concretas. En otras palabras, si se detalla el momento, lugar y extensión del problema, se puede también identificar los procesos y responsabilidades implicadas en el suceso.
Preferiblemente, la identificación del problema es una tarea colectiva. Todo el departamento a cargo de su resolución debe estar de acuerdo con la definición. Esto agrega un elemento de subjetividad al proceso de elaboración, pero a su vez ayuda a mirar el problema desde diferentes puntos de vista que jugarán un papel vital durante los próximos pasos del proceso.
Visualizar el problema
Los humanos somos capaces de reconocer relaciones dentro de un sistema de manera más efectiva cuando se nos presenta en forma gráfica. El objetivo de un diagrama de Ishikawa es permitir una visión más clara y organizada del problema y sus posibles causas.
El problema o efecto debe ser escrito a la centro-derecha del tablero y encerrado en una caja. Luego se dibuja una línea horizontal que sale de la caja y divide el tablero en dos.
A continuación se dibujan seis líneas diagonales que parten de la línea central de manera que el dibujo se asemeje al de un esqueleto de pescado (de ahí su nombre en inglés fishbone diagram). Cada una de esas líneas representa las categorías o las 6 Ms del diagrama de Ishikawa.
Veamos lo que estas significan.
Las 6 categorías del diagrama de Ishikawa
Para poder graficar un diagrama de Ishikawa que facilite el reconocimiento de las causas del problema y permita una perspectiva focalizada en elementos que estén directamente relacionados con la solución, se necesita dividir dichos elementos en categorías.
Las categorías más comunes hoy en día son:
Mano de obra
Esta categoría se refiere al talento dentro de la organización. Aquí se evalúan las habilidades y responsabilidades de cada persona involucrada en el proceso productivo. En esta sección se colocan todos los posibles errores de gestión, y los responsables del control de calidad y producción en la cadena. Los errores humanos son una de las primeras causas a ser evaluadas en todo proceso de resolución de problemas.
Una de las primeras acciones que se deben tomar es la revisión de los protocolos de conformidad y ver si hubo alguna instancia de incumplimiento por parte del personal. Esto no sólo ayuda a diseñar protocolos que reduzcan el riesgo de repetición, sino que también ayuda a determinar responsabilidades legales si es que las hay.
Maquinaria
La segunda categoría tiene que ver con el estado del equipo utilizado durante el proceso. Se debe revisar si la maquinaria está en condiciones adecuadas, o si alguna de sus partes causó el problema. Una revisión del calendario de mantenimiento podría revelar problemas generados por la mano de obra o por el desgaste de los equipos.
No es raro encontrar que la raíz del problema está relacionada con el uso de tecnología o software obsoleto. Una de las maneras de minimizar las probabilidades de que los problemas tengan su origen en esta categoría, es invertir en tecnologías más eficientes y establecer protocolos de conformidad estrictos.
Materiales
La calidad de los materiales empleados en el proceso productivo pueden a su vez afectar la calidad del producto final o incluso causar problemas técnicos a su paso. Los materiales no solo incluyen ingredientes que terminan siendo parte del producto final, sino también insumos necesarios para el funcionamiento de la maquinaria o que tienen fines protectivos.
Un control adecuado de almacenamiento, así como el establecimiento de protocolos de conformidad en el manejo de inventarios, puede ayudar a reducir el riesgo del uso de materiales no aptos para el proceso productivo. En organizaciones que ponen especial énfasis en trazabilidad y control en la cadena de suministros, es más fácil identificar nudos críticos donde es más factible detectar incumplimiento en términos de materiales.
Medidas
Cada proceso industrial o de negocios debe tener una manera de medir su eficiencia o rendimiento. Esto es lo que permite comparar dos o más eventos y ver con precisión la magnitud del problema en términos cuantitativos.
Muchos relacionan esta categoría con mediciones para el control de calidad. Esto puede ser cierto si las medidas se restringen a materiales y maquinaria. Las cantidades de materiales en uso, el período transcurrido desde la última revisión y calibración de los equipos, así como las temperaturas y velocidades de operación, son todos factores que deben ser registrados y analizados.
Sin embargo, esta categoría también incluye elementos como horarios laborales, número de operarios, entradas y salidas de materiales, así como factores financieros relacionados con ingresos y egresos.
Todo lo que pueda ser cuantificable es susceptible de ser incluido en esta categoría.
Madre Naturaleza
La incertidumbre es parte importante de nuestras vidas. Accidentes, eventos naturales, factores imprevisibles, e incluso cambios en la situación política y legislativa regional o mundial, todos pueden afectar nuestra productividad y expectativas a corto y largo plazo.
Es importante tener en cuenta que en esta categoría no sólo entran eventos repentinos e imprevisibles, sino también aquellos que son graduales y que poco a poco afectan los procesos productivos a medida que se descubren sus efectos. Un buen ejemplo de esto es el cambio climático y las nuevas tendencias hacia la adopción de tecnologías renovables y resilientes.
Métodos
Aquí se analizan todos los protocolos que se utilizan a lo largo de la cadena de producción. La eficiencia de una organización depende en gran medida de los procedimientos de gestión adoptados por cada uno de sus departamentos y cómo estos interactúan entre sí.
Esta categoría está muy relacionada con las de medidas y mano de obra. Esto se debe a que los protocolos que se implementen deben tener en cuenta metas objetivas y medibles, así como el entrenamiento necesario para hacerlas cumplir, y la cultura laboral existente.
Si el método elegido prueba no ser el más adecuado para las circunstancias presentes, se debe evaluar la posibilidad de elegir un enfoque distinto.
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Lluvia de ideas
Luego de haber dibujado e identificado apropiadamente cada categoría en el diagrama, se debe proceder a una sesión de lluvia de ideas donde las personas responsables creen una lista de posibles causas.
Estas causas se deben poner a lo largo de las “espinas” del esqueleto en la categoría que corresponda. Es importante saber que una causa puede ser posicionada en varias de las Ms. Por ejemplo, un error en la aplicación de un protocolo puede ser puesto bajo el rubro de “Métodos”, pero también bajo “mano de obra” debido a la posibilidad de error humano o falta de entrenamiento.
Una vez identificadas las causas generales, cada uno intentará responder a la pregunta ¿Por qué pasa?. Aquí es donde se pueden encontrar más subcausas ubicadas en diferentes “espinas” del diagrama.
Ventajas del diagrama de Ishikawa
Como podemos ver, hay ventajas significativas en la adopción de diagramas basados en la filosofía de Ishikawa.
Una de las más significativas es la facilidad en su construcción. En comparación con otras técnicas como diagramas de flujo y organigramas, un diagrama de Ishikawa puede cobrar vida en cuestión de minutos.
A esto se agrega su flexibilidad al no proponer interconexiones inamovibles. Cada elemento puede ser movido fácilmente a la categoría que mejor la represente sin problemas. También se pueden agregar o remover elementos sin afectar el flujo del análisis.
Otra ventaja es que permite ver con mucha mayor claridad los factores que pueden impactar al problema en cuestión de una manera más independiente. Esto es útil cuando se requiere aislar un punto crítico para proponer soluciones focalizadas.
La simplicidad del diagrama permite que sea aplicado por equipos de cualquier tamaño e industria. Si bien fue ideado para solucionar problemas en la industria pesada, su flexibilidad permite ser aprovechado por equipos pequeños en áreas como el eCommerce, SEO, fintech, y cualquier organización que requiera incrementar su eficiencia de manera significativa por un bajo coste.
Por último, la elaboración de un diagrama de Ishikawa también sirve como un proceso de descubrimiento. A medida que se van agregando elementos, el personal tiende a descubrir cómo su área de responsabilidad se conecta con el proceso productivo en términos sistémicos, adquiriendo un nuevo sentido de organicidad.
Desventajas del diagrama de Ishikawa
A pesar de la eficacia de los diagramas de Ishikawa en el ámbito organizacional, éste también presenta algunas limitaciones que hay que tomar en cuenta dependiendo del tipo de organización donde se aplica.
La primera es la tendencia a la simplificación en exceso. Presentar causas de forma gráfica y entendible viene a costa de no poder explicarlos de manera secuencial o sistémica.
Otro gran problema es que el diagrama de Ishikawa no prioriza las causas del problema. No hay manera de saber cuál es el factor más urgente en la resolución de problemas, e incluso puede llevar a una organización a enfocarse en causas menores o relativamente irrelevantes.
Esta última desventaja está relacionada con otra debilidad de los diagramas que es su subjetividad. Los elementos o factores introducidos durante su elaboración están sujetos a interpretaciones del equipo responsable, y muchas veces llevan a desacuerdos entre la gerencia cuando cada uno mira el diagrama desde perspectivas distintas.
Conclusión
Un diagrama de Ishikawa bien elaborado puede permitir a cualquier equipo analizar un problema hasta la raíz. Sin embargo, hoy en día no hay técnica de gestión organizacional que no dependa de una suite de software que permita llevar un seguimiento sistemático y accesible de todos los aspectos relevantes de productividad.
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