La mejor herramienta para gestión de equipos a distancia

El planificador de tareas es sin duda el recurso alrededor del cual deben fluir el resto de las herramientas para la gestión de equipos a distancia. Permite definir las tareas que componen el flujo de trabajo y establecer las responsabilidades para cada integrante del equipo. Facilita la asignación de las fechas de inicio y terminación de cada proyecto, ayudando a definir prioridades, manteniendo al equipo atento e informado. 

Se apoya en tableros Kanban y diagramas de Gantt para crear tablas de tareas personalizadas y representar el proyecto de modo gráfico. Una visualización completa del proyecto y su evolución, facilita las labores de seguimiento, incrementando el porcentaje de tareas ejecutadas en el tiempo establecido.

Cada colaborador cuenta con un perfil dentro de la empresa, que sirve de base para garantizar los accesos a diferentes áreas, contactos y documentos que realmente necesita. Esta es, además, una forma de garantizar la seguridad en el manejo de datos sensibles en una gestión de equipos a distancia. 

A un nivel más específico, el administrador elige los derechos que tiene cada trabajador dentro de cada una de las tareas creadas, estableciendo diferentes roles. En este sentido, el “Responsable” de cada tarea es la figura que debe dar respuesta ante determinada asignación y que se suma a otros roles secundarios presentes como el creador o el observador. 

La base del conocimiento es una herramienta que permite crear espacios que concentren información relevante que debe manejar todo el equipo. Es un medio para dar a conocer normativas de trabajo, recursos disponibles y demás avisos, referidos a la empresa o a un proyecto específico. Resulta de especial utilidad en la gestión de equipos a distancia para garantizar uniformidad en las bases de trabajo. 

Para mayor versatilidad, la información presentada en la base del conocimiento de Bitrix24 puede ser exportada y compartida a otras cuentas dentro de la plataforma. También, es posible importar esta información para ahorrar tiempo y poder reciclar el recurso creado con anterioridad para otros proyectos.

La ejecución exitosa de un proyecto implica la gestión de equipos eficaces, donde sus miembros son interdependientes y deben mantenerse en comunicación constante. Acceso a mensajería instantánea, llamadas de voz, videollamadas y videoconferencias, son algunos de los medios de comunicación básicos garantizados por Bitrix24. 

Sumado a esto, el servicio de intranet promueve la interacción entre los miembros de la empresa, acortando los tiempos de respuesta. Chats grupales o individuales en una interfaz intuitiva con acceso desde cualquier dispositivo, son otros de los recursos que benefician la gestión de equipos a distancia.

Diferentes calendarios permiten organizar los eventos a diversos niveles, abriendo la posibilidad de generar calendarios por equipos de trabajo y compartirlos. De esta forma, la empresa puede resaltar fechas o eventos importantes que deben formar parte del conocimiento general, al mismo tiempo que cada usuario puede generar su control individual. 

Es posible crear un evento a partir de una tarea, asignarla a una fecha, e invitar a otros empleados a participar. Los invitados pueden ver la actividad compartida y, de confirmar su participación en el evento, agregarla a su calendario personal, activando las notificaciones correspondientes.

El software para la gestión de equipos a distancia de Bitrix24, ofrece la comodidad de poder intercambiar archivos en línea y llevar el control de ediciones multiusuario. Favorece la creación de flujos de trabajo para la aceptación de documentos en varios pasos y posibilita el acceso a la información con rapidez y de modo oportuno. 

La integración del gestor de documentos con otros servicios de almacenamiento en la nube, genera un acceso rápido a aquellos archivos almacenados en otras ubicaciones. En cualquier caso, los documentos pueden ser modificados online, generando un registro de cambios que puede visualizarse cuando se requiera.

El registro constante de información siempre es importante en términos de seguimiento y supervisión de equipos remotos. Sin embargo, es el generador de reportes analíticos la herramienta que le da valor a los datos recopilados. Los informes pueden ser tan específicos como se requiera, centrándose en una tarea o en un período de tiempo determinado, personalizando el formato, con posibilidad de exportarlo y descargarlo o simplemente almacenarlo en la plataforma de gestión. 

En base a la ejecución de tareas, tiempos de respuesta y demás métricas, la plataforma puede generar reportes con datos relevantes o simplemente mostrar en pantalla el KPI de eficiencia de un equipo o profesional.

La comunicación en tiempo real es solo uno de los recursos disponibles en la modalidad gratis de Bitrix24. Este servicio ofrece todo lo que se requiere para facilitar las labores de liderazgo y gestión de equipos a distancia. Selecciona y activa las herramientas que necesitas para optimizar la supervisión y mejorar los resultados de tu equipo remoto.

La plataforma invita a acceder desde cualquier dispositivo para mantenerse atento y actualizado ante cualquier novedad o cambio que ocurra en un proyecto. La aplicación de escritorio permite cerrar el navegador, sin perder contacto con la empresa a través de la intranet, manteniendo la recepción de mensajes y notificaciones, likes, comentarios y cambios en las tareas. Garantizar acceso al equipo a las herramientas e información necesarias, siempre es un excelente punto de partida que impulsa al éxito en la gestión de equipos de trabajo a distancia.