El mejor software de gestión de tareas para tu negocio
Dentro de una empresa, la rutina diaria está repleta de actividades por completar, siendo la gestión óptima del tiempo un elemento fundamental para alcanzar los objetivos. Emails y recordatorios en dispositivos móviles pueden ser una estrategia de apoyo útil. Pero, incorporar un software de lista de tareas, permite dar un paso adelante en la gestión de proyectos.
Incluir herramientas tecnológicas en este proceso ayuda a incorporar el dinamismo del día a día, contemplando el vínculo entre las diversas tareas y cómo éstas evolucionan. Es así como se obtiene un panorama completo de la situación, que será mucho más cercano a la realidad que vive la empresa. En este sentido, ¿cómo puede contribuir el uso de un software especializado?
Comenzando por lo básico: qué es una lista de tareas
Contrario a lo que se puede intuir, una lista de tareas es mucho más que enumerar tareas pendientes en una agenda. La lista de tareas es una herramienta que puede utilizarse para construir una visión completa de la situación actual de un proyecto. Se trata de elementos dinámicos que dependen unos de otros y que evolucionan con el tiempo.
Elaborar una lista de control de tareas ayuda a mantener la vista en el horizonte y corregir errores que puedan desviar la atención. Resulta una buena estrategia para mantener el orden de ejecución y compartir información actualizada de un proyecto, basado en las diferentes actividades que éste involucra en cada una de sus etapas.
Qué es un software de lista de tareas
Un software de lista de tareas es aquel en el que convergen todas las herramientas necesarias para automatizar la gestión de actividades. En este sentido, Bitrix24 simplifica la gestión de tareas, estableciendo prioridades y manteniendo la comunicación fluida entre los equipos de trabajo.
Cómo hacer una lista de tareas
¿Por dónde comenzar?, ¿cómo hacer una lista de tareas?
Elegir las herramientas de gestión de tareas siempre será el primer paso, pero no el único. Establecer prioridades, considerar la creación de subtareas, incluir toda la información necesaria y hacer seguimiento diario, constituyen otros aspectos fundamentales para garantizar resultados.
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Herramientas básicas de un software lista de tareas
De poco sirve generar una lista de tareas, si esta no considera prioridades y tiempos de ejecución. En este sentido, un cronograma que permita distribuir las labores con fecha de entrega, debe estar incluido hasta en el servicio más básico de un software de lista de tareas.
Del mismo modo, un tablero que presente las diferentes actividades, asociadas a su estatus, da acceso al encargado del proyecto a una vista panorámica de la situación actual. Aunado a estos elementos, una visualización directa del listado de tareas divididas según sus prioridades y enlazadas al talento humano responsable de cada entrega, también será de gran utilidad.
Beneficios de implementar un software lista de tareas
Durante la ejecución de un proyecto, evitar distracciones e invertir la mayor parte del tiempo en aquellas tareas que acercan al resultado, es lo más importante. En este sentido, concentrar toda la información en una sola plataforma aumenta la productividad del equipo, siendo este el beneficio principal que se obtiene al implementar un software lista de tareas.
Priorizar labores facilita la planificación y es, sin duda, otra de las virtudes de utilizar la herramienta adecuada. Además, facilita el trabajo colaborativo, garantizando una mejor comunicación y un manejo transparente de la información. Todo esto, hace mucho más sencilla la labor de delegar y dar seguimiento, lo que se ve reflejado en el producto final.
La importancia de compartir la lista de tareas
Si bien es cierto que es el responsable de proyecto quien debe gestionar el tiempo y las actividades, es importante compartir la lista de tareas con el resto del equipo. En la medida en que cada miembro no sólo conozca su labor, sino que tenga conciencia de cómo ésta engrana en un todo, se genera un mayor compromiso y entendimiento de las necesidades del proyecto.
Por otra parte, la acción de compartir la lista de control de tareas promueve el intercambio de ideas. Esta práctica agiliza la solución de problemas y contribuye al trabajo en equipo, creando un ambiente de crecimiento personal y profesional.
Dinamizando la gestión de tareas con Bitrix24
Bitrix24 ofrece herramientas para la gestión de tareas individuales, de grupo, o repetitivas, creando plantillas para tareas frecuentes que puedan habilitarse de forma rápida y sencilla. Su versión en la nube o en premisa, permite la construcción de diagramas de Gantt, o el uso de Kanban, estableciendo prioridades y simplificando el proceso de seguimiento.
La modificación de tareas en vivo también es posible dentro de la plataforma, creando un entorno donde todos tengan acceso a la información en tiempo real. Además, gestionar la carga laboral de cada empleado, asegura el balance y cumplimiento de metas dentro de los tiempos establecidos.
Bitrix24 como una solución integral gratuita para la gestión de tareas
Hoy en día, el mercado ofrece un gran número de opciones de software de tareas enfocados de forma exclusiva en esta actividad. Bitrix24 presenta una solución integral de acceso gratuito, que contempla la gestión dinámica de listas de tareas.
Esto se complementa con facilidades para la gestión de documentos, CRM y propuestas modernas de comunicación con un enfoque similar al de las redes sociales. De esta forma, logra crear sistemas de interacción que resultan familiares e intuitivos para los usuarios. ¿La propuesta de Bitrix24? Centralizar todos los servicios en una sola plataforma con las mejores herramientas para mejorar la operatividad de la empresa y simplificar la labor de los empleados.
