Flujo de trabajo digital online. La mejor herramienta.

Un flujo de trabajo es una secuencia de pasos que se establecen para completar un proceso en una empresa, desde el más simple al más complejo.

Cuando una empresa persigue resultados específicos, el camino que recorre para alcanzar cada meta, por pequeña que sea, es fundamental en términos de eficiencia. Es en este punto donde resalta la importancia de los flujos de trabajo, que permiten estandarizar un proceso con una serie de pasos lógicos que facilitan llegar del punto A al punto B de manera más eficiente. Un flujo de trabajo es sinónimo de calidad.

Un ejemplo de flujo de trabajo puede ser representado por el proceso que sigue una empresa al recibir una factura. Lo primero tras recibirla, sería ingresar los datos en el sistema. En segundo lugar, habría un proceso de aprobación o rechazo del personal autorizado. Y finalmente, el pago o solicitud de soportes adicionales según el caso en cuestión.

Gestionar un flujo de trabajo digital es un reto cuyos beneficios se hacen evidentes en el día a día de la empresa y, en especial, de cara al usuario. Implica tomar rutas que lleven directamente a ofrecer soluciones eficientes y rápidas, que incrementan la capacidad de operación de la misma.

La transición al mundo digital es un avance importante que aporta al crecimiento de la empresa, pero también puede convertirse en un dolor de cabeza si no se maneja de forma correcta. Lo último que quieres es generar retrasos e inconvenientes que puedan devengar en costos adicionales.

Esta transformación puede llevarse a cabo de forma fluida, tomando en cuenta una serie de etapas básicas.

• Documentación

En primer lugar, identifica los procesos que se llevan a cabo actualmente en papel. En caso de que no exista una documentación debes crearla; y si existe, debes asegurarte de que está actualizada.

Verifica que todos los procesos estén explicados de forma detallada y que la información sea fiel a la realidad. Esto será determinante para el éxito o fracaso de esta transición digital de tu empresa.

• Diseño

Una vez dispongas de toda la información en papel, diseña los procesos y adáptalos al mundo digital. Selecciona la herramienta de trabajo que mejor se ajuste a las necesidades de tu empresa. Bitrix24 puede ser tu gran aliado. Ofrece una solución completa e intuitiva, no sólo para establecer flujos de trabajo digitales, sino que también pone a tu disposición multitud de herramientas para la gestión de tu negocio.

Evalúa y elimina posibles redundancias, para crear procesos claros, con rutinas sencillas, que permitan optimizar los tiempos de ejecución y el rendimiento del equipo.

• Migración

En esta última etapa, sólo queda digitalizar todos los documentos y crear las diferentes tareas en la plataforma. Ten en cuenta que el objetivo principal es mejorar la experiencia del usuario final y agilizar el trabajo. Para ello, la calidad de la información que proporciones a la plataforma tendrá un papel esencial.

Uno de los beneficios más claros que aporta la implementación de un flujo de trabajo digital es la posibilidad de agilizar el servicio que, como consecuencia, se verá reflejado en un aumento en la productividad de la empresa.  Todo ello influye en el valor de la marca, lo que eventualmente se traduce en una mayor rentabilidad.

La inversión inicial que pondrá en marcha el proceso de transformación es mínima comparada con la reducción sustancial en costos de operación que trae consigo la digitalización. Esta es una tarea poco trivial, pero el impacto positivo que genera, sin duda, merece la pena.

Una preocupación recurrente que dificulta a muchas empresas el salto al mundo virtual, es la seguridad de los datos. Algunas compañías creen que al llevar sus datos al mundo digital, están perdiendo privacidad. La realidad es que Bitrix24 maneja protocolos de seguridad de la información de alto nivel, que son imposibles de garantizar cuando se opera en papel.

Bitrix24 presenta una plataforma que admite la configuración de flujos de trabajo de forma intuitiva. Permite diseñar los procesos según los requerimientos de cada empresa. Definir títulos, descripciones, clasificar la actividad por niveles y establecer accesos por departamentos de trabajo, o de forma individual; son solo algunas de las facilidades que están a disposición del usuario.

Una vez definidos y en ejecución, la información de los diferentes procesos siempre estará accesible y podrá ser modificada por el usuario autorizado por la empresa para dicho propósito. Uno de los beneficios del uso de la plataforma es poder monitorear y evaluar de forma constante los procesos, para poder realizar las modificaciones necesarias a favor de una mejora constante.

Bitrix24 brinda acceso a herramientas para la implementación de flujos de trabajo digital de todo tipo. Es versátil, segura e intuitiva. Diseñada con el fin único de motivar a las empresas a simplificar procesos e implementar controles que aporten a su crecimiento constante. ¿Listo para comenzar el proceso de transformación digital?